كيف تختار برنامج أقساط لمحلك

برنامج الأقساط الجيد يجيبك كل صباح عن ثلاثة أسئلة: من عليه قسط اليوم، ومن تأخر، وكم ربح كل مستثمر. فإذا احتاج الجواب بحثا في الشاشات أو حسابا بيدك، فالبرنامج لا يخدمك مهما كثرت مزاياه. وهذا الدليل يمر على ما يفحصه تاجر التقسيط في أي برنامج، بالترتيب الذي يظهر فيه أثره في الشغل اليومي.

متى تحتاج برنامج أقساط أصلا؟

دفتر الورق والإكسل يكفيان حين تكون العقود قليلة وأنت وحدك من يسجّل. وتبدأ الحاجة إلى برنامج حين يتحقق واحد من هذه:

• صارت عقودك السارية كثيرة، فلم تعد تتذكر من عليه قسط هذا الأسبوع.
• دخل معك مستثمر أو أكثر، فصرت تحتاج تفصل مال كل واحد وربحه.
• وظّفت محصّلا أو بائعا يسجّل السداد، فصرت تحتاج تعرف من سجّل ماذا.
• اختلف رصيدك مرة مع عميل أو مستثمر ولم تعرف أين الخطأ.

فإذا وصلت إلى أحدها، فخطأ واحد في الحساب قد يكلفك أكثر من اشتراك سنة.

هل يجدول الأقساط بالهجري والميلادي؟

رواتب أغلب العملاء تُصرف بالميلادي، وبعض التجار يكتبون العقود بالهجري، فتحتاج الاثنين. فتأكد أن البرنامج يجدول الأقساط بتقويم أم القرى أو بالميلادي كما تختار، ويطبع التاريخين معا في العقد وجدول الأقساط. واسأل كذلك عن الجدولة الأسبوعية والربع سنوية، وعن العقد الآجل الذي يُسدَّد دفعة واحدة بعد مهلة.

كيف يتعامل مع السداد الناقص والزائد؟

العميل يدفع أحيانا أقل من القسط وأحيانا أكثر، وأحيانا يدفع قسطين متأخرين معا. فالبرنامج الجيد يوزع المبلغ على الأقساط الأقدم وحده، ويرحّل الزائد إلى القسط التالي، ثم يصدر سند قبض برقم متسلسل. أما البرنامج الذي يطلب منك أن تختار القسط بيدك في كل مرة، فيفتح باب الخطأ مع كثرة العقود.

وجرّب في فترة التجربة حالة واقعية: عميل متأخر بقسطين دفع مبلغا لا يغطيهما. ثم انظر هل يظهر المتأخر الباقي صحيحا في قائمة المتأخرين.

هل يحفظ لكل مستثمر حسابه وربحه؟

إن كنت تعمل بأموال مستثمرين، فلكل مستثمر رصيد نقدي وعقود مُوِّلت من ماله وربح. وأهم ما تفحصه أن الربح يُحسب على الأقساط التي سُدّدت فعلا، لا على العقد كله يوم توقيعه، وإلا ظهر للمستثمر ربح لم يدخل حسابه. واقرأ كيف يُحسب ربح المستثمر لتعرف ما تسأل عنه.

واسأل كذلك عن عمولة المؤسسة على مال المستثمر: هل تُحسب نسبة من الربح أو من قيمة العقد أو مبلغا ثابتا؟ وهل يرى المستثمر حسابه بنفسه من رابط خاص، فتقل الأسئلة عن رصيده؟

ماذا يطبع؟

تحتاج في كل عقد أوراقا جاهزة للتوقيع: العقد، والسند لأمر لكل قسط أو لجميع الأقساط، وسند استلام السلعة، ثم خطاب المخالصة عند السداد. فتأكد أن القوالب تتعدل على نشاطك واسم مؤسستك، وأن السند لأمر يُطبع ببياناته الإلزامية كاملة، لأن السند الناقص قد يفقد صفته التنفيذية.

هل يذكّر العملاء بمواعيد الأقساط؟

رسالة قبل موعد القسط بيوم تقلل النسيان، وهو من أكثر أسباب التأخر. فاسأل هل يرسل البرنامج التذكير وحده قبل الموعد وبعد التأخر، وهل تكتب الصيغة بنفسك، وهل يرسل بالواتساب أو بالرسائل النصية. واسأل عن تكلفة الرسائل، فهي تُحسب في الغالب بسعر المزوّد خارج الاشتراك. وفي تحصيل المتأخرات خطوات المتابعة بعد الموعد.

من يرى ماذا في البرنامج؟

المحصّل يحتاج أن يسجّل السداد، ولا يحتاج أن يرى أرباح المستثمرين أو يحذف العقود. فالبرنامج الجيد يحدد لكل موظف ما يراه وما يفعله، ويحفظ من سجّل كل عملية ومتى. وهذا يحميك ويحمي الموظف معا حين يُسأل عن سداد.

هل تُحذف العمليات أم تُلغى بأثر؟

العملية الخاطئة يجب أن تُلغى بقيد عكسي يبقى في السجل مع من ألغاها وسببه، لا أن تُحذف. فالحذف يغيّر الأرصدة بلا أثر، ثم يصعب أن تعرف لماذا اختلف رصيد مستثمر عن آخر كشف أرسلته له.

هل يعطيك التقارير التي تحتاجها؟

أقل ما تحتاجه: المتأخرات بالعميل والمبلغ، والتحصيل المتوقع في الأشهر القادمة، وأرباح كل مستثمر، والمخزون. وإن كنت تزكّي نشاطك، فتقرير زكاة التقسيط يوفر عليك حصر الوعاء بيدك آخر الحول.

كيف تنقل بياناتك إليه؟ وكيف تخرج منه؟

اسأل قبل الاشتراك: من ينقل عقودك الحالية وأقساطها وسداداتها، وكم يكلف ذلك، وكم يستغرق؟ ثم اسأل: هل تستطيع تصدير بياناتك كاملة لو تركت البرنامج؟ فالبرنامج الذي يصعب الخروج منه يحبسك فيه، حتى لو ساءت خدمته.

كيف تقارن الأسعار؟

لا تقارن أرخص باقة بأرخص باقة، بل احسب ما ستدفعه فعلا:

ما تحسبه	لماذا
عدد العقود السارية عندك	أغلب الباقات تحدد سقفا للعقود السارية، والخالصة لا تُحسب في الغالب
عدد المستخدمين	المستخدم الإضافي يُحسب في الغالب خارج الباقة
الرسائل	تذكير كل عميل كل شهر له تكلفة
النقل	بعض البرامج تأخذ رسوما على نقل بياناتك

فقد تكون الباقة الأغلى أرخص في النهاية إذا شملت المستخدمين والنقل.

جرّب على بياناتك ثم قرر

العرض التجريبي ببيانات مرتبة لا يكشف الأخطاء، فاطلب أن تُنقل عقودك أنت إلى البرنامج في فترة التجربة، ثم اعمل عليه أسبوعا وقارن أرقامه بأرقامك. وميسرة ينقل حسابك من برنامجك أو من الإكسل بلا رسوم، وتجربه شهرا كاملا. اعرف كيف.

أسئلة شائعة